Extranet copropriétaire
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#RESTEZPRUDENTS

Le 3 novembre 2020 :

Chères Clientes, Chers Clients,

Nous voici dans une nouvelle période de confinement. Elle est quelque peu différente de celle que nous avons connue au printemps dernier puisqu’elle vise à combattre la propagation du virus tout en préservant, autant que possible, l’activité économique de notre pays.

Nous souhaitons vous assurer de l’engagement entier de notre cabinet, à vos côtés, pour traverser cette période.

Afin de prendre part à l’effort collectif du pays, nous avons adapté l’organisation de nos équipes pour assurer une parfaite continuité de service et vous accompagner dans la gestion de vos biens immobiliers.

Nous vous souhaitons, ainsi qu’à vos proches et vos collaborateurs, une excellente santé.

 

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Le 19 mai 2020 :

Chères Clientes, Chers Clients,

Le temps du "déconfinement" est arrivé mais les circonstances restent exceptionnelles et le virus toujours présent. L'arrivée des beaux jours ne doit pas nous le faire oublier !

Tout d'abord nous espérons que vous et vos proches êtes en bonne santé. Ensuite, nous vous remercions pour vos nombreux messages de sympathie et de soutien. Nous vous remercions également vivement quant à votre changement d'habitude dans le paiement de vos charges par virement ou prélèvement.

La santé de notre équipe, comme la votre et celles de nos prestataires, reste bien évidemment notre principale préoccupation. La préservation de la santé de tous impose le respect absolu des gestes barrières et des consignes des autorités de santé, et donc quelques changements dans notre organisation.

Après plusieurs semaines de télétravail à votre service, nos équipes seront heureuses de vous accueillir de nouveau en fonction des autorisations données par le Gouvernement mais pour le moment nos bureaux restent fermés au public.

Dans un premier temps, comme évoqué précédemment, pour la sécurité de toutes et tous, l’accès à nos bureaux se fera uniquement sur rendez-vous pour des urgences absolues ou de très courtes entrevues (remise de clefs par exemple). L'accès à toute personne dépourvue de masque de protection convenablement porté sera refusé de toute façon. Vos contacts habituels resteront, bien évidemment, à votre disposition par e-mail, au téléphone ou via votre espace client.

Les Conseils Syndicaux pourront se tenir et de préférence par audio ou visioconférence.

Les rendez-vous sur sites et visites d’immeubles vont pouvoir reprendre progressivement lorsque que cela sera absolument nécessaire et toujours dans le respect des gestes barrières et de distanciation physique. Nos collaborateurs ont l'interdiction de s'entretenir avec des personnes non masquées dans le cadre de leur activité.

De la même façon, nous allons pouvoir reprendre les réunions dès lors qu’elles ne dépasseront pas 10 personnes (gestionnaire et assistant(e) compris) et que les distances de sécurité sanitaires pourront être respectées. Toutefois, à ce jour, nous ignorons encore quand la réglementation permettra de réunir plusieurs copropriétaires simultanément pour un contrôle des comptes, un conseil syndical ou une assemblée, et notamment les conditions de tenue des futures assemblées générales.

La mise en place de cette nouvelle organisation nécessitera un certain temps d’adaptation de la part de tous.

Nous vous remercions pour votre compréhension.

Prenez soin de vous, nous prenons soin de votre bien.


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Le 14 mai 2020 :

A la suite de la loi n° 2020-290 du 23 mars 2020 d'urgence pour faire face à l'épidémie de covid-19 (JO du 24 mars 2020), a été publiée l’ordonnance n° 2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux juridictions de l’ordre judiciaire statuant en matière non pénale et aux contrats de syndic de copropriété au JO du 26 mars.

L'ordonnance n° 2020-460 du 22 avril 2020 portant diverses mesures prises pour faire face à l'épidémie de covid-19 (publiée au JO du 23 avril) modifie l'ordonnance du 25 mars 2020 afin de pallier aux difficultés liées au renouvellement des contrats de syndic et au mandat des membres des conseils syndicaux.

L’état d’urgence sanitaire est prorogé jusqu’au 10 juillet inclus par la loi n° 2020-546 du 11 mai 2020 prorogeant l'état d'urgence sanitaire et complétant ses dispositions (JO du 12 mai).
Le décret n° 2020-548 du 11 mai 2020 prescrivant les mesures générales nécessaires pour faire face à l'épidémie de covid-19 dans le cadre de l'état d'urgence sanitaire (JO du 12 mai) apporte des précisions notamment sur les gestes barrières à respecter en tout lieu, les déplacements, les réunions.


En pratique, des assemblées générales réunissant plus de 10 personnes dans les locaux du syndic seraient possibles à condition de respecter la distanciation sociale (1 m entre chaque personne soit 4 m² par personne présente à la réunion) et les autres « gestes barrières ».

Au sujet de la participation à distance aux assemblées générales (visioconférence, audioconférence, etc), il est rappelé qu’une décision préalable de l’assemblée est nécessaire : elle doit décider des moyens et supports techniques permettant aux copropriétaires de participer aux assemblées générales par visioconférence, par audioconférence ou par tout autre moyen de communication électronique ainsi que des garanties permettant de s'assurer de l'identité de chaque participant.
Ainsi, pour que le syndic puisse tenir une assemblée générale à distance, il faut que la copropriété ait déjà voté sur ce sujet. Si ce n’est pas le cas, la tenue d'une assemblée à distance n’est pas possible.

S’agissant du vote par correspondance, à l’aide d’un formulaire, deux textes sont attendus : un arrêté doit fixer le modèle du formulaire de vote et un décret doit préciser les modalités de remise de ce formulaire au syndic. Tant que ces textes ne sont pas parus, le vote par correspondance ne peut pas être utilisé.

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Le 13 mai 2020 :

Copropriétaires bailleurs :
les réponses à vos questions concernant la déclaration de vos revenus fonciers se trouvent ici.


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Le 3 avril 2020 :

Madame, Monsieur,

Au nom du Cabinet Dodim Immobilier je formule à votre intention tous mes vœux les plus sincères pour que votre santé et celle de vos proches soit préservée grâce aux efforts de tous et à la discipline de chacun.
Dans cette optique, je tiens ici à vous informer des conditions exceptionnelles dans lesquelles aujourd’hui nos métiers et nos services continuent de s’exercer:
 
Notre équipe est au travail
La majeure partie des collaborateurs du Cabinet, gestionnaires, comptables, assistantes et dirigeants demeurent au travail, à distance, comme l’exige la situation exceptionnelle actuelle.
 
Pour nous contacter
Il vous est toujours possible de contacter directement vos interlocuteurs habituels par les canaux habituels. Notre standard est quant à lui ouvert de 10h à 12h du lundi au vendredi.
Pour les urgences lourdes ou les situations de péril, le recours aux services publics compétents demeure. Pour les dépannages, nous nous efforçons de maintenir une liste à jour de nos fournisseurs en activité.
Enfin, le courrier postal souffre de dysfonctionnement, qui rend aujourd’hui aléatoire son efficacité.
 
Ordonnances sur l’état d’urgence sanitaire
Le 25 mars 2020, diverses ordonnances ont été prises. Elles fixent dans le cadre de l’état d’urgence sanitaire décrété, les nouvelles conditions d’exercice de nos activités dont :

Pour les loyers
Seuls les loyers commerciaux, et sous conditions, sont à ce jour concernés par la possibilité d’en différer le paiement. Les loyers d’habitation continuent de devoir être acquittés dans les conditions du bail.
 
Pour les charges de copropriété
Il en est de même pour les charges de copropriété. Elles demeurent exigibles à leur échéance. Il est capital de se rappeler qu’il s’agit du maintien des services parfois essentiels pour les immeubles tels l’entretien, la sortie des poubelles, les dépannages, ou encore le paiement des salaires, de l’électricité, de l’eau ou du chauffage.
 
Pour les appels travaux
La plupart des gros travaux décidés en assemblées générales sont à ce jour à l’arrêt sans qu’on sache quand ils redémarreront pour le moment mais ils redémarreront. Pour des raisons d’ordre juridique (ventes) le syndic ne peut annuler ni différer les appels et le calendrier décidés en assemblée.
 
Pour vos règlements
Pour les raisons évoquées ci-dessus (courrier) les paiements par chèque ne sont plus sécurisés ni garantis (banques fermées, chaines de traitement interrompues ou suspendues) mais également travail à distance et sécurité de nos collaborateurs (l’ouverture et la manipulation de centaines de chèques n’est pas sans risque de contagion). Nous vous conseillons de privilégier le paiement via virement directement sur le compte séparé de votre immeuble ou mettre en place un prélèvement automatique à l’échéance.
 
Pour votre assemblée générale
Les cas de figure sont nombreux mais pour la majorité d’entre vous l’assemblée générale ordinaire prévue en 2020 n’a pu se tenir ou ne peut aujourd’hui être convoquée. L’une des 25 ordonnances du 25 mars 2020 proroge de fait les mandats de Syndic de six mois après la fin de l’état d’urgence sanitaire, il n’y a donc pas de vide juridique pour les contrats arrivés à échéance. Cela permet d’envisager la tenue de votre assemblée avant la fin de l’année mais ce délai demeure court pour reprendre toute une logistique : vos disponibilités, celles des gestionnaires, des salles à réserver etc…
Votre gestionnaire, de toutes les manières, va s’organiser pour cela avec votre conseil syndical.
 
Dans la vie quotidienne des immeubles
La priorité absolue est celle de votre santé et à cette heure de contenir l’épidémie. Le stade du confinement actuel doit être strictement respecté. Demain les conditions de la sortie du confinement devront l’être également.

Vous devez:
- rester chez vous,
- n’utiliser les parties communes que lors des sorties du domicile autorisées,
- ne pas séjourner dans les cours ou les espaces verts de l’immeuble,
- dans tous les cas respecter les gestes-barrière et les distances de sécurité,
- ne pas accéder ni modifier les échafaudages des travaux en cours,
- éviter les travaux à votre domicile qui seraient susceptibles de contrevenir aux règles de votre sécurité (ce n’est pas le moment de vous blesser) et de celle des ouvriers intervenant chez vous,
- de préserver évidemment à ce même titre les gardiens, concierges et employés de votre immeuble et notamment de bien vouloir noter qu’ils ne sont pas tenus de récupérer les colis destinés aux occupants ni de distribuer le courrier en dehors des gestes-barrière.

En espérant très prochains les jours meilleurs où nous pourrons à nouveau travailler à votre service et vous rencontrer dans des conditions normales de collaboration. Toujours au service de la gestion de votre bien. Prenez soin de vous.

Jacqueline Dodelier
Directrice du Cabinet Dodim Immobilier

 

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Le 31 mars 2020 :

Epidémie de Coronavirus COVID-19 : les loyers d’habitation ne sont pas suspendus.
Les loyers d’habitation ne sont ni suspendus ni allégés.
Si des mesures sont prévues pour soulager certaines entreprises (entreprises en difficulté du fait de la situation actuelle et pouvant le prouver) de leurs loyers commerciaux, rien à cet instant n’est envisagé pour les loyers d’habitation.
Les déclarations actuelles des pouvoirs publics ne doivent ni inquiéter les propriétaires bailleurs de logements ni rassurer leurs locataires : elles ne les concernent pas !

En effet, à cet instant, il n’est prévu ni même annoncée aucune mesure concernant les baux d’habitation. En conséquence, les loyers et charges pour le mois d’avril devront être intégralement réglés, et ce à la date mentionnée au contrat de location.
Les baisses de salaire, pas plus que la notion de « force majeure », ne peuvent a priori permettre aux locataires de se soustraire en totalité ou en partie au paiement ; tout impayé pourrait faire l’objet d’un contentieux.

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Le 30 mars 2020 :

Ordonnance no 2020-304 du 25 mars 2020 portant adaptation des règles applicables aux contrats de syndic de copropriété.

Les contrats de Syndic sont prorogés de 6 mois après la déclaration de la fin de l'état d'urgence sanitaire.

TITRE II DISPOSITIONS EN MATIÈRE DE COPROPRIÉTÉ Article 22 Par dérogation aux dispositions de l’article 1102 et du deuxième alinéa de l’article 1214 du code civil et de la loi no 65-557 du 10 juillet 1965 fixant le statut de la copropriété des immeubles bâtis, le contrat de syndic qui expire ou a expiré pendant la période définie à l’article 1er est renouvelé dans les mêmes termes jusqu’à la prise d’effet du nouveau contrat du syndic désigné par la prochaine assemblée générale des copropriétaires. Cette prise d’effet intervient, au plus tard six mois après la date de cessation de l’état d’urgence sanitaire mentionné à l’article 1er. Les dispositions du précédent alinéa ne sont pas applicables lorsque l’assemblée générale des copropriétaires a désigné, avant la publication de la présente ordonnance, un syndic dont le contrat prend effet à compter du 12 mars 2020.

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Le 27 mars 2020 :

Si vous êtes déjà en prélèvement ou réglez vos charges habituellement par virement le message ci-dessous du 25 mars 2020 ne vous concerne pas et ne remet donc pas en cause votre façon de procéder. N'en tenez pas compte tout simplement. Ce message concerne les copropriétaires réglant habituellement par chèque. Merci.

Les bordereaux d'appel de charges sont adressés par courriel mais ceux-ci sont également adressés par courrier postal mais La Poste ne peut garantir son acheminement compte tenu des circonstances actuelles.

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Le 25 mars 2020 :

IMPORTANT
COVID-19 nouvelles modalités de règlement des charges

Madame, Monsieur, 

Face à la crise sanitaire majeure que nous subissons actuellement, nous sommes dans l’obligation de revoir nos méthodes de travail et d’organisation. Nous vous informons que nous ne sommes plus en mesure, actuellement, de recevoir et de traiter des chèques. Il en va de la sécurité de nos collaborateurs et nous sommes certains que vous comprendrez cette situation. 

Cependant, pour des raisons évidentes de continuité du fonctionnement de votre immeuble, il est essentiel que chacun procède au paiement de ses charges, afin de ne pas mettre en péril la trésorerie de votre copropriété.

Aussi, désormais, pour le règlement des appels de fonds, vous voudrez bien mettre en place le prélèvement automatique (moyen le plus sûr et fiable, évitant toute erreur, retard ou oubli). Vous trouverez ici, un mandat de prélèvement que nous vous invitons vivement à compléter et à nous retourner accompagné de votre RIB (merci de l’adresser, en pièce jointe, par mail à en indiquant dans l’objet de votre envoi l’adresse de votre immeuble ou votre référence copropriétaire indiquée sur le coupon détachable de votre bordereau d’appel de charges).

Bien sûr, vous continuerez à recevoir les bordereaux d’appels de fonds vous informant, à l’avance, du montant qui sera prélevé (l’échéance des charges est connue de tous : chaque trimestre civil, soit janvier, avril, juillet et octobre).

A défaut de recourir au prélèvement, vous pouvez également procéder à un virement du montant de vos charges directement sur le compte bancaire de votre immeuble à l’aide du RIB se trouvant dans votre espace personnel extranet copropriétaire (onglet «Mes documents» puis «Mandat de prélèvement»). Comme indiqué, il est impératif de bien veiller à faire figurer votre référence copropriétaire (xxx-xxxx, figurant notamment sur le coupon détachable de votre bordereau) dans l’intitulé de votre virement. A défaut, nous ne pourrions identifier votre règlement.

Comptant vivement sur votre participation et compréhension, nous vous en remercions par avance et nous vous prions d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de nos salutations bien dévouées, particulièrement en ces moments difficiles.

Le Cabinet Dodim Immobilier

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Le 19 mars 2020 :

Chère Cliente, cher Client,

Nous vous confirmons que tous rendez-vous, réunions et assemblées générales sont reportés. Il en va de même pour tous les travaux qui ne sont pas urgents ou qui ne permettent pas aux exécutants de travailler en sécurité.

Les interventions hors parties communes (chaufferie, ascenseur etc...) et plus particulièrement en étages, en appartements et locaux privatifs seront limitées aux urgences de mise en sécurité des installations. (Exemple : fuite importante).
Toutes interventions mineures ne seront pas prises en compte. Tous les travaux privatifs sont en principe reportés.
Les interventions pour panne générale de chauffage et d’eau chaude seront assurées ainsi que les visites de maintenance afin de garantir la sécurité, la pérennité de vos installations et le confort des occupants.

Le Cabinet Dodim Immobilier
 

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Le 16 mars 2020 :

Chère Cliente, cher Client, cher partenaire,

Au nom de l'ensemble des collaborateurs du Cabinet Dodim Immobilier, nous tenions à nous adresser à vous directement en cette période particulière. Conformément aux déclarations du gouvernement, nous sommes dans l'obligation de fermer l'accès de nos bureaux au public jusqu'à nouvel ordre et à reporter sine die les assemblées générales. Les assemblées déjà convoquées sont annulées (reportées).

Nous nous sommes organisés pour assurer une continuité d'activité et restons donc joignables par téléphone et par mail afin de répondre à vos questions pour le moment. Nous vous remercions cependant de bien vouloir reporter toutes questions ou sujets qui ne seraient pas urgents.

Dans l’immédiat, nos gestionnaires font leur possible pour continuer à travailler en étroite collaboration avec votre Conseil Syndical afin de toujours gérer au mieux votre immeuble.

Nous vous rappelons que vous pouvez via votre espace Extranet accéder aux documents liés à votre immeuble et la situation de votre compte.

Le Cabinet Dodim Immobilier s'inscrit pleinement dans la démarche de solidarité nationale et sait pouvoir compter sur votre soutien et votre compréhension dans ces difficultés inédites.

Nous tenions à vous remercier de votre confiance et de votre fidélité.

Le Cabinet Dodim Immobilier.

 

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